Je me souviens d'un trésorier qui courait derrière tout le monde, chaque dimanche, pour distribuer ses reçus fiscaux. Et je me souviens d'un pasteur qui a fait l'annonce, en plein culte, d'aller voir la trésorière pour récupérer son reçu… alors qu'elle avait clôturé la distribution un mois plus tôt !! Si tu te reconnais, je te rassure, ça arrive aux meilleurs !
Ces scènes font sourire, mais elles disent quelque chose de vrai : dans une église, l'administratif revient chaque année aux mêmes périodes, et pourtant on a souvent l'impression de le découvrir au dernier moment. Je ne suis pas trésorière, mais en tant qu'assistante, j'ai appris qu'un bon calendrier soulage tout le monde, à commencer par le trésorier… et le pasteur.
Les reçus fiscaux, sans courir après personne
Commençons par ce qui fait le plus courir chaque année. Plutôt que d'imprimer un reçu pour chaque donateur et de les distribuer de main en main, propose à ton trésorier une méthode beaucoup plus simple : en début d'année, un mail à toute l'église avec un petit formulaire qui permet à ceux qui ont besoin d'un reçu de le demander et de donner les informations nécessaires (nom, adresse). Le trésorier n'établit ensuite que les reçus demandés, et les envoie par mail.
Tu verras que dans beaucoup d'églises, seule une partie des donateurs en a réellement besoin pour leur déclaration d'impôts. Cette méthode évite donc de préparer des dizaines de reçus pour rien, et elle laisse une trace écrite de chaque envoi, bien plus fiable qu'une enveloppe glissée dans une poche à la sortie du culte.
Pense aussi au calendrier des donateurs : la déclaration de revenus ouvre généralement en avril, donc les reçus doivent être donnés avant. Pour établir les reçus, l'administration propose un modèle officiel de reçu fiscal que ton trésorier peut utiliser.
La déclaration des dons, celle qu'on oublie
Depuis quelques années, l’église qui délivre des reçus fiscaux doit aussi déclarer elle-même, chaque année, le montant total des dons pour lesquels elle a émis des reçus et le nombre de reçus délivrés. Cette déclaration se fait en ligne : si votre exercice comptable suit l’année civile, la date limite tombe début mai de l’année suivante ; si votre exercice est décalé, vous avez trois mois après la clôture des comptes. C’est souvent le trésorier qui s’en charge, mais c’est l’église qui en est responsable : assure-toi qu’elle figure bien dans votre calendrier.
Ton calendrier, trimestre par trimestre
Voici les grandes échéances d'une église qui clôture ses comptes au 31 décembre. Si ton exercice ne suit pas l'année civile, décale-les d'autant.
De janvier à mars, c'est la saison des comptes. Le trésorier clôture l'année, le mail de demande de reçus fiscaux part, puis les reçus eux-mêmes, et la déclaration annuelle des dons se prépare.
D'avril à juin, c'est souvent la saison des assemblées générales, pour approuver les comptes de l'année écoulée. Une fois l'AG passée, le procès-verbal est rédigé et archivé, et si les statuts ou les responsables ont changé, la préfecture doit en être informée dans les trois mois.
De juillet à septembre, on prépare la rentrée : la mise à jour du fichier des membres, les autorisations de droit à l'image pour les enfants, et les documents des nouveaux bénévoles.
D'octobre à décembre, on regarde vers l'année suivante : le budget prévisionnel, le calendrier des grands événements, le tri annuel des données personnelles.
À ces quatre saisons s'ajoutent quelques échéances qui ne reviennent pas au même moment pour tout le monde. Les assurances se renouvellent à la date anniversaire de chaque contrat, à noter une bonne fois pour toutes. Et si ton église est une association cultuelle qui souhaite bénéficier des avantages liés à ce statut, sa qualité cultuelle doit être déclarée au préfet tous les cinq ans.
Le secret : un calendrier qui se transmet
Le vrai piège, ce n'est pas d'oublier une échéance une fois, c'est que tout repose sur la mémoire d'une seule personne, ton trésorier ou toi-même. Le jour où le trésorier change, tout est à re-réfléchir. Alors notez chaque échéance dans un agenda partagé, avec un rappel quelques semaines avant, et ajoutez à chaque fois une phrase sur ce qu'il faut faire et où trouver les documents. Ton calendrier deviendra alors un outil que n'importe qui pourra reprendre.
Et la prochaine fois que tu veux faire une annonce au culte pour les reçus fiscaux, vérifie juste avant auprès de ton trésorier que la distribution n'est pas déjà terminée !
Pour ne rien oublier, j'ai préparé un calendrier administratif complet, trimestre par trimestre, avec toutes les échéances et les seuils à connaître. Laisse-moi ton mail, je te l'envoie tout de suite, à garder pour toi ou à confier à ton trésorier : Recevoir le calendrier administratif .
Pour préparer sereinement l'échéance la plus importante de l'année, lis aussi Assemblée générale d'une église : la préparer sans rien oublier. Et si tu rêves de confier tout cet administratif à quelqu'un, la Formation Assistant Pastoral prépare justement la personne qui portera ces échéances avec toi.
Que Dieu te bénisse,
Camille
